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秘書の仕事にはどのようなものがある?

秘書は、上司が業務をスムーズに進めるようにするために補佐をする仕事です。その仕事内容は多岐に渡り、スケジュール管理や出張の手配、電話の応対から資料整理など、発生する雑務を一手に担います。秘書が存在することによって上司は業務に集中できるので、まさに縁の下の力持ちといった立場であるといえます。

秘書といっても種類は様々

秘書には様々な種類や呼び方があります。企業の幹部が上司なら企業秘書、医師の補佐をする場合は、医療秘書と呼ばれ、サポートする上司によって呼び方も変わってくるのです。ただ、どの秘書にも一般的に共通する仕事があります。上司のスケジュール管理、上司の応対窓口、情報管理、仕事環境の整備などです。

上司のスケジュール管理

秘書は、上司がいつどこで、どのような仕事をするのかを全て把握して管理します。新たに商談やお客様との約束が入れば、すでにある予定を確認し、スケジュールを調整します。また、多くの予定を効率的にこなすことができるように調整するのも、秘書の重要な役目です。上司が出張に行く場合の旅券の手配や宿泊施設の予約なども秘書の業務になります。

上司の応対窓口

秘書は上司の応対窓口としての役割も果たします。上司宛に届く手紙やメール、電話、来客などは基本的に秘書を通します。秘書は、上司と周囲を繋ぐパイプの役割があるのです。

上司の情報管理も行う

様々な情報を整理し、資料としてまとめることも秘書の仕事です。会議に使用する資料の作成はもちろんのこと、世の中に流れる多くの情報の中から、仕事に役立ちそうなものを上司に伝える情報管理業務も行います。

仕事環境の整備も大事

上司の机やその周辺を仕事がしやすいように整えたり、備品のチェックをチェックし、不足しているものを補ったり、上司の仕事環境を整えるのも秘書の仕事です。

これらの仕事以外にも、秘書は様々な仕事を行います。企業や団体によって仕事の進めかたは異なりますし、上司によっても変わってきます。秘書として配属されたら、まずは上司がどんなことを望んでいるのかを見極めて、柔軟に行動することを心がけましょう。

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