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受付の仕事内容は?

受付の仕事は、来社したお客様の用件を的確に伺い、関連部署や担当者へ取り次ぐという内容です。お客様と会社とのかけ橋になる役割を担います。

受付の主な業務内容

受付の主な業務内容は、来社した取引先やお客様への応対、アポイントメントのある部署への案内、代表電話への対応などです。他にも、会社の入館証管理や会議室の利用管理、来客データの管理、物品管理、社外への案内などが業務内容に含まれることがあります。大企業では突然の来客や飛び込み営業なども多いため、臨機応変な接客対応が求められます。

受付業務の流れ

受付業務の一般的な流れとして、まず行うことは受付カウンターやデスク周辺を清潔にし、来客者が気持ちよく過ごせる環境を整えることです。お客様が来社されたら、お名前と面会する担当者の名前を確認し、内線で担当者に連絡しましょう。会社が入館証を用意している場合はお客様に渡し、入館証を身に付けてもらいます。そして、お客様がお帰りの際には、受付で手渡した入館証を回収します。来客以外の時間で、来客のデータ管理や事務作業などをこなします。

受付に必要なスキルは高いレベルのビジネスマナー

受付に必要なスキルは、正しい言葉遣いや高いレベルのビジネスマナーです。また、急な来客やイレギュラーな案件にも落ち着いて対応できる臨機応変さも求められます。他にも、スケジュールやお客様の情報を整えるために、ワードやエクセルといった基本的なパソコンスキルが必要になります。会社によっては、海外からのお客様がいらっしゃる場合もございまして、そういった場合は、語学力も必要となります。

受付の仕事で身につく能力はコミュニケーション能力

受付の仕事は、様々な来客者に対して的確に応対する力が求められます。受付業務にあたるなかで、様々なシチュエーションに対応することになるので、コミュニケーション能力の向上が期待できます。また、日々丁寧な接客を心掛ける仕事柄、ホスピタリティーを養うこともできます。さらに、常に見られているという意識が働くため、姿勢や振る舞いなどが洗練されていくでしょう。

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