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電話対応でのマナーを教えて

電話対応でのマナーには、電話がかかってきたらできる限り早く電話に出ること、明るい声で話すこと、ビジネスマナーに沿ったフレーズを使うことなどがあります。電話対応は会社の印象を左右するので、失礼のない電話対応マナーを身につけましょう。

できる限り早く電話に出る

電話がかかってきたときは、できる限り早く電話に出るのがマナーです。一般的に、3コール以上鳴ると、人は待たされていると感じるそうです。相手を待たせないように、2コール以内に出るようにしてください。3コールを超えて電話に出たときには、「お待たせいたしました」と一言お詫びの言葉を言ってから、要件を聞きましょう。

明るいトーンで話す

明るいトーンで話すことも、電話対応のマナーです。電話は相手の顔が見えず、声のみのコミュニケーションになるので、声のトーンによって相手に与える印象が大きく変わります。声のトーンが暗いと、相手を不安にさせたり、不快にさせたりするかもしれません。相手にマイナスの印象を与えないために、明るい声で対応しましょう。また、低い声だと聞き取りにくくなるので、少し高めのトーンを意識することが大切です。

ビジネスマナーに沿った電話対応のフレーズを使う

仕事時の電話対応は、ビジネスマナーに沿った言い回しで行いましょう。企業によって独自の対応方法が決められている場合もありますが、ここでは一般的な言い回しを解説します。電話に出る際は「お電話ありがとうございます。〇〇(会社名)でございます。」というように、会社名を名乗り、電話をいただいたことに対する感謝を伝えます。電話の相手が名指しで電話の取り次ぎを求めている場合、「〇〇(社員名)でございますね、かしこまりました。お待ち下さいませ。」と、指名された社員の名前の復唱し、聞き違いを防ぎます。取り次ぐ間は、必ず保留ボタンを押してください。また、保留の間、できるだけ相手を待たせないよう注意が必要です。取り次ぎまでに時間が掛かりそうであれば、要件を承るか、担当者より折り返し連絡させる旨を伝えましょう。

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